TEKNIK PENYUSUNAN PROPOSAL
Pengertian Proposal
Proposal dalam bahasa inggris adalah “Propos” yang artinya mengusulkan, menawarkan. Proposal dapat di defenisikan sebagai sebuah tulisan dari lembaga atau perorangan yang bertujuan menjelaskan sebuah rencana kerja.
Jadi proposal adalah MEDIA penghubung
MANFAAT PROPOSAL
1. meyakinkan agar program memperoleh dukungan(material maupun finansial) dari donator, Lembaga Dana, dermawan, lembaga pemerintah, Perusahaan , alumni, dan lain-lain ,
2. dapat memberi gambaran kegiatan yang akan diselenggarakan,
3. menjelaskan secara tidak langsung kepada pihak-pihak yang ingin mengetahui mengapa kegiatan tersebut harus dilaksanakan,
4. Menjadi rencana yang memberi arah bagi Pengurus atau Panitia dalam melaksanakan kegiatan tersebut sehingga membantu memudahkan tim pelaksana dalam melaksanakan kegiatan/program,
Jenis-jenis proposal
1. Proposal Rencana Kegiatan,
- Usaha/ Bisnis(entrepreneurship)
- Organisasi (Pengurus/kegiatan)
2. Proposal Penelitian (magang, Skripsi/Tesis,
3. Proposal Sponsorship
TEKNIK PENYUSUNAN PROPOSAL
Proposal disusun sebelum suatu kegiatan dilaksanakan dan dibuat sedemikian rupa agar mudah dipahami oleh orang-orang yang membacanya. Berikut ini langkah-langkah menyusun proposal untuk kegiatan
1. Menunjuk seseorang atau beberapa orang yang memiliki keahlian sebagai penyusun proposal.
2. Sebaiknya orang tersebut memiliki keterkaitan dengan kegiatan yang akan diselenggarakan.
3. Penyusun proposal mempersiapkan bahan-bahan dan informasi yang diperlukan, dan selanjutnya membuat Draft Proposal.
4. Draft proposal dibicarakan dalam forum musyawarah untuk dibahas, direvisi dan disetujui.
5. Dibuat proposal yang telah disempurnakan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
6. Proposal diperbanyak dan didistribusikan kepada pihak-pihak yang dituju, baik internal maupun eksternal
Unsur-unsur proposal
Pada dasarnya tidak ada keseragaman formal atau format baku mengenai penulisan proposal, tetapi proposal sangat perlu disusun secara sistematis guna mempermudah pembaca (samaji kalo bicara orang). Berikut adalah unsur-unsur proposal :
1. Kepala Proposal
Merupakan awal proposal yang dilihat oleh para pembaca. Dibuat cukup menarik dengan huruf capital letter berukuran besar, lebih besar dari yang lain. Cukup ditulis dalam kata-kata “PROJECT PROPOSAL” atau “PROPOSAL KEGIATAN” atau “PROPOSAL” atau “USULAN KEGIATAN” dan lain sebagainya.
2. Nama Kegiatan
Setiap Organisasi yang merencanakan sebuah kegiatan harus membuat “Nama nama” dari kegiatan, atau acara yang akan dilaksanakannya. Nama tersebut merupakan judul kegiatan dan menunjukkan kegiatan yangakan dilaksanakan. Nama kegiatan menjadi penting untuk membedakan antara sebuah kegiatan dengan kegiatan lainnya. Nama kegiatan diusahakan dibuat semenarik mungkin, jika perlu dengan kalimat mengundang keinginan orang untuk mengetahui lebih banyak lagi kegiatan tersebut. Misalnya “PERTEMUAN NASIONAL MAHASISWA TEKNIK”, “LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN” dll.
3. Tema Kegiatan
Tema kegiatan biasanya merupakan suatu gambaran umum dari kegiatan sesuai dengan momentum pelaksanaannya. Dalam tema ini pula secara eksplisit/implisit visi dari kegiatan atau program itu. Ditulis isu sentral yang ingin diwujudkan / dikumandangkan, misalnya: “YESUS IDOLAKU”, “TO BE A REAL ENTREPRENEUR”. Tema merupakan semangat dari upaya penyelenggaraan kegiatan. Tema harus disusun dengan bahasa yang singkat paadat dan jelas.
4. Latar Belakang/Pendahuluan
Latar belakang/pendahuluan berisi pokok-pokok pikiran yang melatar-belakangi penyelenggaraan kegiatan tersebut. Bagian ini amat berperan penting dalam memberikan informasi apa sebenarnya latar belakang pemikiran yang mendasari pelaksanaan disebuah kegiatan, bagian ini biasanya filosofis dan ilmiah.Jika sebuah kegiatan dirancang untuk kegiatan Ilmiah, seperti “Seminar, Simposium, Diskusi, dll” maka latar belakang pemikiran berisi apa dasar atau landasan filosofis yang mendasari dipilihnya tema kegiatan tersebut. Dalam beberapa proposal yang dirancang untuk kegiatan serius, landasan pemikiran bahkan mirip dengan makalah, lengkap dengan catatan kaki dan referensi. Jadi latar belakang bukan saja berisi pemikiran yang mendasari terlaksananya kegiatan, tetapi juga tema dari kegiatan tersebut. Serius tidaknya sebuah kegiatan, biasanya dapat ditentukan dari serius tidaknya latar belakang pemikiran yang dibuat oleh perancang kegiatan.
Tetapi hal yang paling mendasar dalam “dasar pemikiran” adalah untuk menjawab pertanyaan mengapa kegiatan itu dilaksanakan. Pendeknya dasar pemikiran itu untuk menjawab pertanyaan “Why”.
Latar belakang disampaikan dengan bahasa yang menarik, logis dan argumentatif untuk meyakinkan pembaca bahwa rencana kegiatan tersebut memang patut diselenggarakan.
5. Landasan Kegiatan
Pada bagian ini diharapkan kegiatan yang akan dilakukan adalah dari pihak program organisasi/kebutuhan organisasi dari Devisi/Departemen dibawahnya, juga harus diuraikan landasan atau konstitusi (misalnya: Alkitab, UUD, AD/ART, dll) yang memperkuat kegiatan itu dilaksanakan.
6. Tujuan
Bagian ini menjelaskan apa tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah kegiatan. Tujuan juga bisa dibedakan dalam “Tujuan Umum” dan “Tujuan Khusus”. Tujuan Umum adalah tujuan secara umum yang ingin dicapai oleh sebuah kegiatan, mengenai masalah-masalah yang bersifat makro atau merupakan tujuan yang tertuang dalam AD/ART organisasi misalnya: Meningkatkan Skill managemen Organisasi. Sedangkan tujuan Khusus adalah yang bersifat mikro atau lebih teknis yang merupakan “terusan “ dari tujuan yang makro tersebut. Dengan asumsi tujuan umum diatas (meningkatkan skill managemen Organisasi), maka tujuan khusus bisa berupa: meningkatkan Kemampuan Komputer, Administrasi.
7. Target/sasaran
Menunjukkan target (sasaran) kegiatan yang akan deselenggarakan. Dengan menyelenggarakan kegiatan tersebut diharapkan diperoleh hasil-hasil nyata. Tujuan bersifat abstrak sedangkan target lebih bersifat konkret Target boleh dicantumkan lebih dari satu.
8. Bentuk Kegiatan/ Program
Sebuah nama kegiatan tertentu terdiri dari beberapa item kegiatan, Misalnya, nama kegiatan: Harlah IPNU, bisa berbentuk rangkaian kegiatan sebagai berikut:
a. Seminar
b. Parade Seni
c. Pengajian Akbar
d. Lomba-lomba
e. Pelatihan
f. Dll
Kegiatan-kegiatan tersebut dijelaskan dengan detail, tanpa ada yang tersisa
9. Materi/Acara.
Jika materi kegiatan yang berbentuk ilmiah, materi-materi harus disebutkan secara rinci. Sebuah pelatihan kader, misalnya, tentu saja terdiri dari beberapa materi. Setiap materi memiliki kisi-kisi yang bertujuan untuk mengarahkan materi dalam fokus yang jelas, materi dan kisi-kisi berfungsi sebagai “rambu-rambu” dalam kegiatan tersebut. Jika berbentuk seminar, jelaskan juga materi-materi dan kisi-kisi atau tujuan dan sasaran kegiatan atau program tersebut secara terstruktur.
10. Nara Sumber
Bagian ini menerangkan siapa yang diundang sebagai nara sumber dalam kegiatan tersebut, sesuaikan materi dengan nara sumbernya, juga perlu dicantumkan namanya serta gelar dari nara sumber tersebut.
10. Sasaran / peserta
Yang kami maksudkan disini adalah untuk siapa kegiatan atau program tersebut dilaksanakan. Perlu juga dicantumkan disini adalah berapa jumlah dari peserta.
11. Waktu
Memberi gambaran kapan kegiatan tersebut akan diselenggarakan. Bila perlu dilengkapi dengan Time Schedule kegiatan secara kronologis.
12. Tempat
Memberi gambaran dimana kegiatan tersebut akan diselenggararakan. Bila perlu dapat dibuatkan denah (peta) lokasi pelaksanaan kegiatan yang direncanakan oleh penyelenggara..
13. Organisasi/Panitia Pelaksana
Bagian ini mencantumkan nama lembaga yang bertanggungjawab dalam kegiatan tersebut. Kemudian sebutkan Organisasi pelaksananya atau yang lazim kita sebut Panitia, kepanitiaan biasanya terdiri dari dua (2) unsur yaitu:
a. Panitia Pengarah atau Steering Committee (SC) yang bertugas membuat kebijakan seputar materi kegiatan, atau konsep Dasar pelaksanaan kegiatan.
b. Panitia Pelaksana atau Organizing Committee (OC) yang bertugas dalam hal-hal yang bersifat operasional, biasanya terdiri dari Panitia Paniti (Ketua, Sekretaris, Bendahara) dan Seksi-seksi, Divisi-divisi atau Bidang-bidang.
Daftar nama Panitia tersebut dicantumkan pada lembaran tersendiri atau sebagian lampiran.
14. Lain-lain
Bila diperlukan dapat disertakan format-format atau gambar-gambar yang memperjelas rencana kegiatan tersebut.
15. Anggaran
Biasanya kegiatan ini terdiri dari : anggaran dana dan sumber-sumber pendanaan. Tuliskan berapa jumlah dana yang diperlukan secara keseluruhan. Sedangkan mengenai perincian kebutuhannya biasanya ditulis dalam lampiran proposal. Adapun sumber pendanaan juga ditulis sesuai dengan kebijakan organisasi pelaksana kegiatan, misalnya : kas organisasi/subsidi pengurus, sponsor, donator, bantuan yang tidak mengikat, dll.
Usahakan dalam menyusun anggaran biaya kegiatan penggunaan dan alokasi dana disebutkan secara rinci, jangan terlalu global, dicantumkan juga dari mana kira-kira anggaran tersebut diperoleh, perlu diingat jangan mencantumkan “biaya tak terduga” karena hal itu menunjukkan kurangnya sifat profesionalitas pembuat proposal. Penggunaan dan alokasi disusun secara seimbang dan diperinci secara detail.
Salah satu kecenderungan kita dalam membuat proposal adalah kita me”mark up” anggaran sebuah program atau kegiatan. Itu juga menunjukkan bahwa kita telah melakukan kebohongan tentang data anggaran. Yang lebih bijak adalah menunjukkan apa adanya tentang anggaran riil kegiatan.
16. Konfirmasi/Kontak person
Maksudnya adalah orang/ atau pihak yang dapat dihubungi secara langsung untuk program atau kegiatan tersebut. dapat dicantumkan nomor telepon, nomor HP, atau e-mail.
17. Penutup
Bagian ini menjadi ringkasan rencana kegiatan dan tekad untuk mewujudkan aktivitas yang telah disusun dan harapan dukungan dan partisipasi pihak-pihak yang terkait dan bersimpati demi terlaksananya kegiatan tersebut.
Bagian akhir proposal ditandatangani oleh panitia dan diketahui oleh pengurus organisasi, sedangkan lampiran anggaran dana biasanya ditandatangani oleh bendahara. Tanda tangan dan stempel harus asli, bukan foto copy.
18. Lampiran Proposal
Untuk menguatkan proposal bisa disertakan lampiran yang memberi dukungan, dapat berupa: surat-surat rekomendasi, panitia pelaksana, lampiran detail anggaran, dokumen-dokumen, gambar-gambar dan lain sebagainya.
Proposal sponsorship
Proposal sponsorship banyak digunakan oleh beberapa kepanitiaan besar. Oleh karena itu penyusunan proposal ini di buat lebih unik. Kalau pada proposal biasa Disusun dengan rangkaian kata yang indah, dan menghasilkan proposal yang sangat tebal. Ini sangat bertentangan dengan kebutuhan pihak perusahaan yang lebih memilih proposal yang tipis dan to the point.
HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN
1. Penyelenggara
Siapa??? Ini berkaitan dengan kredibilitas penyelenggara dimata sponsor.
2. Jenis Kegiatan
Kegiatan apa yang akan diselenggarakan? Hal ini berkaitan erat dengan pengambilan keputusan pihak sponsor apakah kegiatan yang dilakukan akan berkaitan erat dengan produk yang dihasilkan sponsor.
3. Penonton atau peserta
berkaitan dengan skala jumlah peserta
4. Tempat penyelenggaraan
5. Waktu penyelenggaraan
6. Bagaimana kegiatan tsb dilakukan
7. Lampirkan penawaran kerjasama sponsorship
Berupa jumlah dana bantuan untuk tiap tipe sponsor (TUNGGAL, UTAMA, DAN PENDUKUNG)
8. Lampirkan pula media promosi dan promo placement, gambarkan dengan jelas letak logo dari tiap tipe sponsor dan ukurannya karena disinilah keuntungan dari sponsor
TIPS-TIPS
o Buatlah proposal yang efektif dan efisien tetapi tidak meninggalkan sisi kualitas.
o Buatlah desain yang simple tetapi meaningfull
o Buatlah tema design anda (themes), supaya dari mulai cover hingga content akan memiliki design yang sinergis.
o Cover : pintu gerbang menuju kesuksesan selanjutnya, maka buatlah design cover yang menarik (eye catching).
o Design halaman content menyesuaikan themes, jangan terlalu complicated karena nanti akan memecah focus baca. Gunakan warna yang soft.
o Setelah proposal jadi, maka lakukanlah Proof reading, untuk menghindari kesalahan penulisan,
o Tidak ada kebakuan membuat Proposal Sponsorship, jadi buatlah sekreatif mungkin!!!
o Proposal Legalitas tidak sama dengan Proposal Sponsorship
Bila kita akan menyelenggarakan kegiatan, tentunya kita mengharapkan persetujuan organisasi yang lebih besar, sebut saja BEM bila penyelenggara adalah HMJ/S; dan tentunya Fakultas/Dekanat/Rektorat/Lembaga Akademik. Proposal untuk meminta acc tersebut disebut proposal legalitas. Sedangkan proposal yang kita kirimkan ke calon sponsor/perusahaan kita sebut Proposal Sponsorship. Jangan pernah berfikir kedua proposal itu sama, keduanya amat beda. Keduanya berbeda tujuan, penggunaan bahasa dan biasanya malah juga berbeda dalam jumlah anggaran. Misalnya, untuk ke rektorat disampaikan membutuhkan anggaran 100juta, bisa ke sponsorship disampaikan 140 juta. Tapi ingat, harus terkesan realistis, bila mark up terlalu besar akan tercermin kepanitiaan yang “rakus” dan boros.
Buat Beda Proposal ke Perusahaan yang Berbeda
Buatlah proposal yang unik dan berbeda ke setiap perusahaan yang berbeda. Anda tahu kenapa? Karena proses bisnis, segmentasi pasar dan kemampuan keuangan perusahaan yang satu dengan yang lain berbeda. Bukankah kita akan membidik sesuatu yang berbeda? Misalnya, ke perusahaan xx kita membutuhkan kontraprestasi pembebasan biaya cetak, sedangkan ke perusahaan yy kita menginginkan tiket perjalanan.
Tonjolkan Nilai Kemanfaatan Bagi Mereka
Tampilkan semua manfaat yang ditawarkan kepada calon sponsor dan sesuai bagi calon sponsor tertentu, bukan seluruh manfaat yang dapat kalian sebutkan. Informasi ini penting bagi calon sponsor, guna mempermudah pemahaman dan pengambilan keputusan bagi calon sponsor. Sponsor harus tahu: apa yang akan mereka dapatkan jika mereka mensponsori kegiatan kita. Oleh karena itu, fokuskan pada keuntungan untuk sponsor ketimbang keuntungan panitia.
Tegakkan Kepala di Hadapan Sponsor
Proposal dan pembawa proposal harus mengesankan bukan pihak yang meminta sumbangan, memelas, dan terkesan tidak punya (alias kere). Penampilan, bahasa dan cara menyampaikan proposal hendaknya menggambarkan bargain yang kuat. Bukankah filosofi proposal sponsorship itu mengajak kerjasama bukan mencari sumbangan? Dua pihak bekerjasama atas dasar give and take, makanya win-win solution.
Proposal Harus Menggugah Calon Sponsor
Proposal hendaknya bisa memupuk keinginan calon sponsor untuk segera memanggil kita dan membicarakan gagasan kita. Oleh karena itu, gagasan tersebut menjadi sebuah gagasan yang langka, baru dan unik. Kita juga dapat menekankan, bila gagasan tersebut harus segera terealisasi, sebab diluar sama banyak kompetitor yang juga dapat melakukannya. Kita juga harus selalu buat janji untuk presentasi kegiatan kita. Jangan biarkan proposal Anda terbaring di meja sponsor!
Jelaskan Market Kita
Proposal kita hendaknya menggambarkan informasi yang memadai mengenai pasar sasaran kita, profilnya siapa mereka, tingkat pendidikan dan pendapatan mereka, lokasi dan sebagainya. Sasaran harus spesifik, bukan general.
Kejelasan Paket Investasi
Proposal juga hendaknya merinci semua bentuk investasi yang dapat di kontribusikan oleh sponsor. Biasanya dapat dibagi dalam kategori Platinum, Gold, Silver, Bronze atau Alternative. Selain uang tunai, investasi juga dapat berupa jasa atau barang, dukungan promosi yang secara langsung menguntungkan kegiatan. Batas tanggal konfirmasi, term pembayaran termasuk kontrapretasi yang kita tawarkan juga harus tergambar jelas.
Gunakan Bahasa Yang Baik
Seringkali saya jumpai proposal yang amat tidak ilmiah, jauh dari logical thinking, meninggalkan kaidah2 bahasa yang diterima umum. Bagaimana calon sponsor akan melirik bila bahasa kita amburadul? dan cenderung menimbulkan ambiguitas?
Proposal dalam bahasa inggris adalah “Propos” yang artinya mengusulkan, menawarkan. Proposal dapat di defenisikan sebagai sebuah tulisan dari lembaga atau perorangan yang bertujuan menjelaskan sebuah rencana kerja.
Jadi proposal adalah MEDIA penghubung
MANFAAT PROPOSAL
1. meyakinkan agar program memperoleh dukungan(material maupun finansial) dari donator, Lembaga Dana, dermawan, lembaga pemerintah, Perusahaan , alumni, dan lain-lain ,
2. dapat memberi gambaran kegiatan yang akan diselenggarakan,
3. menjelaskan secara tidak langsung kepada pihak-pihak yang ingin mengetahui mengapa kegiatan tersebut harus dilaksanakan,
4. Menjadi rencana yang memberi arah bagi Pengurus atau Panitia dalam melaksanakan kegiatan tersebut sehingga membantu memudahkan tim pelaksana dalam melaksanakan kegiatan/program,
Jenis-jenis proposal
1. Proposal Rencana Kegiatan,
- Usaha/ Bisnis(entrepreneurship)
- Organisasi (Pengurus/kegiatan)
2. Proposal Penelitian (magang, Skripsi/Tesis,
3. Proposal Sponsorship
TEKNIK PENYUSUNAN PROPOSAL
Proposal disusun sebelum suatu kegiatan dilaksanakan dan dibuat sedemikian rupa agar mudah dipahami oleh orang-orang yang membacanya. Berikut ini langkah-langkah menyusun proposal untuk kegiatan
1. Menunjuk seseorang atau beberapa orang yang memiliki keahlian sebagai penyusun proposal.
2. Sebaiknya orang tersebut memiliki keterkaitan dengan kegiatan yang akan diselenggarakan.
3. Penyusun proposal mempersiapkan bahan-bahan dan informasi yang diperlukan, dan selanjutnya membuat Draft Proposal.
4. Draft proposal dibicarakan dalam forum musyawarah untuk dibahas, direvisi dan disetujui.
5. Dibuat proposal yang telah disempurnakan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
6. Proposal diperbanyak dan didistribusikan kepada pihak-pihak yang dituju, baik internal maupun eksternal
Unsur-unsur proposal
Pada dasarnya tidak ada keseragaman formal atau format baku mengenai penulisan proposal, tetapi proposal sangat perlu disusun secara sistematis guna mempermudah pembaca (samaji kalo bicara orang). Berikut adalah unsur-unsur proposal :
1. Kepala Proposal
Merupakan awal proposal yang dilihat oleh para pembaca. Dibuat cukup menarik dengan huruf capital letter berukuran besar, lebih besar dari yang lain. Cukup ditulis dalam kata-kata “PROJECT PROPOSAL” atau “PROPOSAL KEGIATAN” atau “PROPOSAL” atau “USULAN KEGIATAN” dan lain sebagainya.
2. Nama Kegiatan
Setiap Organisasi yang merencanakan sebuah kegiatan harus membuat “Nama nama” dari kegiatan, atau acara yang akan dilaksanakannya. Nama tersebut merupakan judul kegiatan dan menunjukkan kegiatan yangakan dilaksanakan. Nama kegiatan menjadi penting untuk membedakan antara sebuah kegiatan dengan kegiatan lainnya. Nama kegiatan diusahakan dibuat semenarik mungkin, jika perlu dengan kalimat mengundang keinginan orang untuk mengetahui lebih banyak lagi kegiatan tersebut. Misalnya “PERTEMUAN NASIONAL MAHASISWA TEKNIK”, “LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN” dll.
3. Tema Kegiatan
Tema kegiatan biasanya merupakan suatu gambaran umum dari kegiatan sesuai dengan momentum pelaksanaannya. Dalam tema ini pula secara eksplisit/implisit visi dari kegiatan atau program itu. Ditulis isu sentral yang ingin diwujudkan / dikumandangkan, misalnya: “YESUS IDOLAKU”, “TO BE A REAL ENTREPRENEUR”. Tema merupakan semangat dari upaya penyelenggaraan kegiatan. Tema harus disusun dengan bahasa yang singkat paadat dan jelas.
4. Latar Belakang/Pendahuluan
Latar belakang/pendahuluan berisi pokok-pokok pikiran yang melatar-belakangi penyelenggaraan kegiatan tersebut. Bagian ini amat berperan penting dalam memberikan informasi apa sebenarnya latar belakang pemikiran yang mendasari pelaksanaan disebuah kegiatan, bagian ini biasanya filosofis dan ilmiah.Jika sebuah kegiatan dirancang untuk kegiatan Ilmiah, seperti “Seminar, Simposium, Diskusi, dll” maka latar belakang pemikiran berisi apa dasar atau landasan filosofis yang mendasari dipilihnya tema kegiatan tersebut. Dalam beberapa proposal yang dirancang untuk kegiatan serius, landasan pemikiran bahkan mirip dengan makalah, lengkap dengan catatan kaki dan referensi. Jadi latar belakang bukan saja berisi pemikiran yang mendasari terlaksananya kegiatan, tetapi juga tema dari kegiatan tersebut. Serius tidaknya sebuah kegiatan, biasanya dapat ditentukan dari serius tidaknya latar belakang pemikiran yang dibuat oleh perancang kegiatan.
Tetapi hal yang paling mendasar dalam “dasar pemikiran” adalah untuk menjawab pertanyaan mengapa kegiatan itu dilaksanakan. Pendeknya dasar pemikiran itu untuk menjawab pertanyaan “Why”.
Latar belakang disampaikan dengan bahasa yang menarik, logis dan argumentatif untuk meyakinkan pembaca bahwa rencana kegiatan tersebut memang patut diselenggarakan.
5. Landasan Kegiatan
Pada bagian ini diharapkan kegiatan yang akan dilakukan adalah dari pihak program organisasi/kebutuhan organisasi dari Devisi/Departemen dibawahnya, juga harus diuraikan landasan atau konstitusi (misalnya: Alkitab, UUD, AD/ART, dll) yang memperkuat kegiatan itu dilaksanakan.
6. Tujuan
Bagian ini menjelaskan apa tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah kegiatan. Tujuan juga bisa dibedakan dalam “Tujuan Umum” dan “Tujuan Khusus”. Tujuan Umum adalah tujuan secara umum yang ingin dicapai oleh sebuah kegiatan, mengenai masalah-masalah yang bersifat makro atau merupakan tujuan yang tertuang dalam AD/ART organisasi misalnya: Meningkatkan Skill managemen Organisasi. Sedangkan tujuan Khusus adalah yang bersifat mikro atau lebih teknis yang merupakan “terusan “ dari tujuan yang makro tersebut. Dengan asumsi tujuan umum diatas (meningkatkan skill managemen Organisasi), maka tujuan khusus bisa berupa: meningkatkan Kemampuan Komputer, Administrasi.
7. Target/sasaran
Menunjukkan target (sasaran) kegiatan yang akan deselenggarakan. Dengan menyelenggarakan kegiatan tersebut diharapkan diperoleh hasil-hasil nyata. Tujuan bersifat abstrak sedangkan target lebih bersifat konkret Target boleh dicantumkan lebih dari satu.
8. Bentuk Kegiatan/ Program
Sebuah nama kegiatan tertentu terdiri dari beberapa item kegiatan, Misalnya, nama kegiatan: Harlah IPNU, bisa berbentuk rangkaian kegiatan sebagai berikut:
a. Seminar
b. Parade Seni
c. Pengajian Akbar
d. Lomba-lomba
e. Pelatihan
f. Dll
Kegiatan-kegiatan tersebut dijelaskan dengan detail, tanpa ada yang tersisa
9. Materi/Acara.
Jika materi kegiatan yang berbentuk ilmiah, materi-materi harus disebutkan secara rinci. Sebuah pelatihan kader, misalnya, tentu saja terdiri dari beberapa materi. Setiap materi memiliki kisi-kisi yang bertujuan untuk mengarahkan materi dalam fokus yang jelas, materi dan kisi-kisi berfungsi sebagai “rambu-rambu” dalam kegiatan tersebut. Jika berbentuk seminar, jelaskan juga materi-materi dan kisi-kisi atau tujuan dan sasaran kegiatan atau program tersebut secara terstruktur.
10. Nara Sumber
Bagian ini menerangkan siapa yang diundang sebagai nara sumber dalam kegiatan tersebut, sesuaikan materi dengan nara sumbernya, juga perlu dicantumkan namanya serta gelar dari nara sumber tersebut.
10. Sasaran / peserta
Yang kami maksudkan disini adalah untuk siapa kegiatan atau program tersebut dilaksanakan. Perlu juga dicantumkan disini adalah berapa jumlah dari peserta.
11. Waktu
Memberi gambaran kapan kegiatan tersebut akan diselenggarakan. Bila perlu dilengkapi dengan Time Schedule kegiatan secara kronologis.
12. Tempat
Memberi gambaran dimana kegiatan tersebut akan diselenggararakan. Bila perlu dapat dibuatkan denah (peta) lokasi pelaksanaan kegiatan yang direncanakan oleh penyelenggara..
13. Organisasi/Panitia Pelaksana
Bagian ini mencantumkan nama lembaga yang bertanggungjawab dalam kegiatan tersebut. Kemudian sebutkan Organisasi pelaksananya atau yang lazim kita sebut Panitia, kepanitiaan biasanya terdiri dari dua (2) unsur yaitu:
a. Panitia Pengarah atau Steering Committee (SC) yang bertugas membuat kebijakan seputar materi kegiatan, atau konsep Dasar pelaksanaan kegiatan.
b. Panitia Pelaksana atau Organizing Committee (OC) yang bertugas dalam hal-hal yang bersifat operasional, biasanya terdiri dari Panitia Paniti (Ketua, Sekretaris, Bendahara) dan Seksi-seksi, Divisi-divisi atau Bidang-bidang.
Daftar nama Panitia tersebut dicantumkan pada lembaran tersendiri atau sebagian lampiran.
14. Lain-lain
Bila diperlukan dapat disertakan format-format atau gambar-gambar yang memperjelas rencana kegiatan tersebut.
15. Anggaran
Biasanya kegiatan ini terdiri dari : anggaran dana dan sumber-sumber pendanaan. Tuliskan berapa jumlah dana yang diperlukan secara keseluruhan. Sedangkan mengenai perincian kebutuhannya biasanya ditulis dalam lampiran proposal. Adapun sumber pendanaan juga ditulis sesuai dengan kebijakan organisasi pelaksana kegiatan, misalnya : kas organisasi/subsidi pengurus, sponsor, donator, bantuan yang tidak mengikat, dll.
Usahakan dalam menyusun anggaran biaya kegiatan penggunaan dan alokasi dana disebutkan secara rinci, jangan terlalu global, dicantumkan juga dari mana kira-kira anggaran tersebut diperoleh, perlu diingat jangan mencantumkan “biaya tak terduga” karena hal itu menunjukkan kurangnya sifat profesionalitas pembuat proposal. Penggunaan dan alokasi disusun secara seimbang dan diperinci secara detail.
Salah satu kecenderungan kita dalam membuat proposal adalah kita me”mark up” anggaran sebuah program atau kegiatan. Itu juga menunjukkan bahwa kita telah melakukan kebohongan tentang data anggaran. Yang lebih bijak adalah menunjukkan apa adanya tentang anggaran riil kegiatan.
16. Konfirmasi/Kontak person
Maksudnya adalah orang/ atau pihak yang dapat dihubungi secara langsung untuk program atau kegiatan tersebut. dapat dicantumkan nomor telepon, nomor HP, atau e-mail.
17. Penutup
Bagian ini menjadi ringkasan rencana kegiatan dan tekad untuk mewujudkan aktivitas yang telah disusun dan harapan dukungan dan partisipasi pihak-pihak yang terkait dan bersimpati demi terlaksananya kegiatan tersebut.
Bagian akhir proposal ditandatangani oleh panitia dan diketahui oleh pengurus organisasi, sedangkan lampiran anggaran dana biasanya ditandatangani oleh bendahara. Tanda tangan dan stempel harus asli, bukan foto copy.
18. Lampiran Proposal
Untuk menguatkan proposal bisa disertakan lampiran yang memberi dukungan, dapat berupa: surat-surat rekomendasi, panitia pelaksana, lampiran detail anggaran, dokumen-dokumen, gambar-gambar dan lain sebagainya.
Proposal sponsorship
Proposal sponsorship banyak digunakan oleh beberapa kepanitiaan besar. Oleh karena itu penyusunan proposal ini di buat lebih unik. Kalau pada proposal biasa Disusun dengan rangkaian kata yang indah, dan menghasilkan proposal yang sangat tebal. Ini sangat bertentangan dengan kebutuhan pihak perusahaan yang lebih memilih proposal yang tipis dan to the point.
HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN
1. Penyelenggara
Siapa??? Ini berkaitan dengan kredibilitas penyelenggara dimata sponsor.
2. Jenis Kegiatan
Kegiatan apa yang akan diselenggarakan? Hal ini berkaitan erat dengan pengambilan keputusan pihak sponsor apakah kegiatan yang dilakukan akan berkaitan erat dengan produk yang dihasilkan sponsor.
3. Penonton atau peserta
berkaitan dengan skala jumlah peserta
4. Tempat penyelenggaraan
5. Waktu penyelenggaraan
6. Bagaimana kegiatan tsb dilakukan
7. Lampirkan penawaran kerjasama sponsorship
Berupa jumlah dana bantuan untuk tiap tipe sponsor (TUNGGAL, UTAMA, DAN PENDUKUNG)
8. Lampirkan pula media promosi dan promo placement, gambarkan dengan jelas letak logo dari tiap tipe sponsor dan ukurannya karena disinilah keuntungan dari sponsor
TIPS-TIPS
o Buatlah proposal yang efektif dan efisien tetapi tidak meninggalkan sisi kualitas.
o Buatlah desain yang simple tetapi meaningfull
o Buatlah tema design anda (themes), supaya dari mulai cover hingga content akan memiliki design yang sinergis.
o Cover : pintu gerbang menuju kesuksesan selanjutnya, maka buatlah design cover yang menarik (eye catching).
o Design halaman content menyesuaikan themes, jangan terlalu complicated karena nanti akan memecah focus baca. Gunakan warna yang soft.
o Setelah proposal jadi, maka lakukanlah Proof reading, untuk menghindari kesalahan penulisan,
o Tidak ada kebakuan membuat Proposal Sponsorship, jadi buatlah sekreatif mungkin!!!
o Proposal Legalitas tidak sama dengan Proposal Sponsorship
Bila kita akan menyelenggarakan kegiatan, tentunya kita mengharapkan persetujuan organisasi yang lebih besar, sebut saja BEM bila penyelenggara adalah HMJ/S; dan tentunya Fakultas/Dekanat/Rektorat/Lembaga Akademik. Proposal untuk meminta acc tersebut disebut proposal legalitas. Sedangkan proposal yang kita kirimkan ke calon sponsor/perusahaan kita sebut Proposal Sponsorship. Jangan pernah berfikir kedua proposal itu sama, keduanya amat beda. Keduanya berbeda tujuan, penggunaan bahasa dan biasanya malah juga berbeda dalam jumlah anggaran. Misalnya, untuk ke rektorat disampaikan membutuhkan anggaran 100juta, bisa ke sponsorship disampaikan 140 juta. Tapi ingat, harus terkesan realistis, bila mark up terlalu besar akan tercermin kepanitiaan yang “rakus” dan boros.
Buat Beda Proposal ke Perusahaan yang Berbeda
Buatlah proposal yang unik dan berbeda ke setiap perusahaan yang berbeda. Anda tahu kenapa? Karena proses bisnis, segmentasi pasar dan kemampuan keuangan perusahaan yang satu dengan yang lain berbeda. Bukankah kita akan membidik sesuatu yang berbeda? Misalnya, ke perusahaan xx kita membutuhkan kontraprestasi pembebasan biaya cetak, sedangkan ke perusahaan yy kita menginginkan tiket perjalanan.
Tonjolkan Nilai Kemanfaatan Bagi Mereka
Tampilkan semua manfaat yang ditawarkan kepada calon sponsor dan sesuai bagi calon sponsor tertentu, bukan seluruh manfaat yang dapat kalian sebutkan. Informasi ini penting bagi calon sponsor, guna mempermudah pemahaman dan pengambilan keputusan bagi calon sponsor. Sponsor harus tahu: apa yang akan mereka dapatkan jika mereka mensponsori kegiatan kita. Oleh karena itu, fokuskan pada keuntungan untuk sponsor ketimbang keuntungan panitia.
Tegakkan Kepala di Hadapan Sponsor
Proposal dan pembawa proposal harus mengesankan bukan pihak yang meminta sumbangan, memelas, dan terkesan tidak punya (alias kere). Penampilan, bahasa dan cara menyampaikan proposal hendaknya menggambarkan bargain yang kuat. Bukankah filosofi proposal sponsorship itu mengajak kerjasama bukan mencari sumbangan? Dua pihak bekerjasama atas dasar give and take, makanya win-win solution.
Proposal Harus Menggugah Calon Sponsor
Proposal hendaknya bisa memupuk keinginan calon sponsor untuk segera memanggil kita dan membicarakan gagasan kita. Oleh karena itu, gagasan tersebut menjadi sebuah gagasan yang langka, baru dan unik. Kita juga dapat menekankan, bila gagasan tersebut harus segera terealisasi, sebab diluar sama banyak kompetitor yang juga dapat melakukannya. Kita juga harus selalu buat janji untuk presentasi kegiatan kita. Jangan biarkan proposal Anda terbaring di meja sponsor!
Jelaskan Market Kita
Proposal kita hendaknya menggambarkan informasi yang memadai mengenai pasar sasaran kita, profilnya siapa mereka, tingkat pendidikan dan pendapatan mereka, lokasi dan sebagainya. Sasaran harus spesifik, bukan general.
Kejelasan Paket Investasi
Proposal juga hendaknya merinci semua bentuk investasi yang dapat di kontribusikan oleh sponsor. Biasanya dapat dibagi dalam kategori Platinum, Gold, Silver, Bronze atau Alternative. Selain uang tunai, investasi juga dapat berupa jasa atau barang, dukungan promosi yang secara langsung menguntungkan kegiatan. Batas tanggal konfirmasi, term pembayaran termasuk kontrapretasi yang kita tawarkan juga harus tergambar jelas.
Gunakan Bahasa Yang Baik
Seringkali saya jumpai proposal yang amat tidak ilmiah, jauh dari logical thinking, meninggalkan kaidah2 bahasa yang diterima umum. Bagaimana calon sponsor akan melirik bila bahasa kita amburadul? dan cenderung menimbulkan ambiguitas?
mantap....
BalasHapus